Presupuesto o factura: ¿cuál es la diferencia?
Se confunden a menudo, y la confusión sale cara: hay quien manda "facturas" que son presupuestos y quien da por cobrado un presupuesto que nadie ha aceptado. Son dos documentos distintos, con momentos distintos y consecuencias distintas.
En una frase
- Presupuesto: una oferta. "Esto cuesta tanto si lo hacemos así." Antes del trabajo.
- Factura: el documento fiscal que acredita que has hecho el trabajo y lo cobras. Después del trabajo (o por hitos).
Las diferencias que importan
| Presupuesto | Factura | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes del trabajo | Al terminar, o por hitos |
| Obligación | Es una oferta; obliga si el cliente la acepta | Obligatoria por ley al prestar el servicio |
| Numeración | La que tú quieras (PRE-2026-001) | Correlativa y sin huecos, según el reglamento de facturación |
| Validez | Caduca (15-30 días) | No caduca; es un registro |
| Declaras IVA | No | Sí, en el trimestre correspondiente |
| Se puede modificar | Sí, hasta que se acepta | Solo con factura rectificativa |
| Lo pide | El cliente antes de decidir | Hacienda, el cliente y tu contabilidad |
¿Un presupuesto obliga?
Para ti, sí, mientras esté en vigor: si el cliente lo acepta en plazo, el precio y las condiciones son las que pusiste. Por eso conviene fecha de validez y cláusula de imprevistos.
Para el cliente, obliga cuando lo acepta: una firma, un "de acuerdo" por escrito o incluso pedirte que empieces. Guarda esa aceptación; es tu contrato.
Si el cliente no acepta, no hay nada: ni trabajo ni cobro (salvo que hubieras avisado de que el presupuesto se cobra).
¿Puedo cobrar sin factura?
No. Cobrar por un trabajo exige emitir factura, aunque el cliente no la pida y aunque sea un particular. El presupuesto no sirve como justificante de cobro ni como documento fiscal. Lo que sí puedes hacer es usar el presupuesto aceptado como base de la factura: mismas líneas, mismos importes, cambiando el encabezado y el número.
¿Y la factura proforma?
Es un presupuesto con formato de factura, habitual en ventas que requieren pago anticipado o en comercio exterior. No es una factura: no tiene efectos fiscales ni se declara. Para oficios y servicios, no aporta nada que no haga un presupuesto bien hecho; mejor evitarla para no confundir al cliente.
Del presupuesto a la factura: flujo típico
- Visitas, mides y envías el presupuesto (PDF, con validez y condiciones).
- El cliente lo acepta por escrito.
- Si hay anticipo, emites factura de anticipo por ese importe.
- Haces el trabajo.
- Emites la factura final (descontando el anticipo si lo hubo).
- Si hay cambios sobre lo presupuestado, van en una línea aparte, pactada antes.
Estados de un presupuesto
Llevar el control de en qué punto está cada presupuesto es la mitad del negocio: cuántos has enviado, cuántos te aceptan y cuáles están pendientes de un mensaje de seguimiento. Presupusta los marca como borrador, enviado, aceptado o rechazado y te enseña el porcentaje de aceptación del mes.
Hoy Presupusta hace presupuestos; la facturación está en el plan de la app. Para la factura usa tu programa de facturación o tu gestor, partiendo del presupuesto aceptado.
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